智慧档案室实体档案管理
实体档案智慧化充分利用RFID技术，RFID通过无线电讯号识别特定目标并读写相关数据。集编码、识别、数据采集、自动录入和快速处理等功能于一体。得益于RFID技术，档案管理人员能够准确定位档案的位置及掌握移动情况，利用信息系统设置，可实现自动上下架功能。
此外在系统检索后可通过指令直接打开对应密集架，由工作人员进入库房后拿取档案。在档案被拿取成功后，系统自动记录档案出库信息，归还时，库房管理人员通过扫描条码，系统自动显示档案的库房位置信息，打开对应的密集架，档案上架后系统自动记录上架和归还信息，完成档案的归还过程。对于未经系统登记的档案出入库、位置移动等操作，库房内监控设备将自动进行记录，并发出报警信息，以提案的安全控制水平。
智慧档案室系统功能
安全权限控制:智能密集架系统具备权限控制功能，只有具备相关权限的用户才能进行密集架的操作，系统锁定后用户可通过人脸识别、九宫格、密码等方式进行。
无感人脸识别：智能密集架屏幕支持无感人脸识别功能，当人员靠近时，智能密集架系统自动唤醒进入人脸检测界面，具备权限的用户可直接通过人脸识别架体，节省用户的操作时间。
手动控制功能：智能密集架可实现手动控制，每列密集架配备一个摇手柄，和传统的密集架一样，通过摇动手柄可以打开或关闭架体，并确保在断电情况下密集架仍能正常使用。
电动控制功能：智能密集架电动控制部分结构包括：主控板、电机控制板、到位感应传感器等；其中主控板包括固定列控制器通信模块、温湿度传感器、通信接口等模块，能够与计算机通信，对电机驱动板进行控制，采集到位感应传感器信号以及控制指示灯等功能。
信息提示功能：在检索档案时，档案所在的移动列通过控制器可显示档案名称、档案条码、在库情况、存放位置，高校档案库房智能化设备，并可以图形化显示所有位置档案在库情况，架体运行时，屏幕上的动态画面，与架体运行方向一致。
查询定位功能：智能密集架具备档案位置功能，执行档案任务时，智能密集架以语音提示档案所在的层组位置，城区档案库房智能化设备，同时档案位置也可在固定列、移动列屏幕图形化直观显示。
扫码完成档案管理：智能密集架可通过二维码、条形码方式对档案进行管理，通过管理平台对档案信息进行录入并自动生成二维码，管理员通过密集架控制器摄像头扫描二维码即可完成对档案的上架、下架、借阅、归还等任务操作。
状态显示功能：密集架智能管理系统主界面可显示温度、湿度等实时架内环境数据，密集架的操作状态、人员进出通道的实时状态、各项报警信息以及控制系统网络状态等。显示内容清晰，界面布局合理。
智慧档案室智慧要素——数据传输
通过前面的感知我们了解到智慧档案馆的处理机制，行政单位档案库房智能化设备，但是，如何实现感知呢？这里不得不说智慧处理的——数据传输。任何接收、反馈、联动的信号，均离不开数据传输的支撑，所以大量数据的存储和运算也是智慧档案馆建设所具备的一大特征。
需要说明的是，智慧档案馆可谓将“云”计算技术运用得淋漓至尽。不仅含有我们所熟知的大数据云计算，档案库房智能化设备，还有内部的云计算。档案馆的数据十分庞大，同时也需要具有安全和保密性。在这样既需要大容量也需要保密性的情况下，智慧档案馆实现了特有的分区，采取“自有”和“云”双模模式。通过云计算和云储存技术，解决海量数据处理和存储压力大的问题，同时通过联动先进设备、设施，打造出智慧档案馆独立产权、独立数据计算和相应的存储能力，实现安全化、智慧化、大数据化、化的现代档案馆。
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